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公共部门电子档案：明确概念

作者: 王真 | 2009年12月17日

新加坡公共机构正在采取电子档案作为大方向。 一项对170名来自政府部门，法定机构和高等院校的人员调查中发现，83％的政府部门正在实施信息管理（IM）系统或已经实施。

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由即时通讯研究和咨询公司Latize进行的调查中，涉及68个机构的人员。Latize合伙人之一的Vikram Mengi在富士施乐的支持下完成了这项调查并公布了结果。

尽管大部分受访者已经或正在实施电子注册，但是大约一半的人说他们的组织没有明确的即时通讯政策。此外，几乎三分之一的人说，他们不明白他们企业的即时信息的政策。

为了确保他们的电子登记项目，企业首先需要有一个成功的即时需求和目标的企业的认可，Mengi说。然后，他们必须制定一个政策来提供指导原则和运行机制。

“问问自己，为什么你要构建一个共同的即时通信平台。除非它会给你的客户和机构带来额外的好处，无论是一个新的平台或20个不同的系统都没有什么差别。关键是要为内容创造者和内容的消费用户着想。”

新加坡标新局的行政主管Sean See提到他的部门制订了一套即时的政策，但由于过于笼统，用户可能看不出它是否适用于自己的业务。

“他们不太清楚应该如何申请，哪里放置他们认为应该提出的资料。两年前，我们成立了一个特别工作组，负责清理注文档管理。我们深入到各个部门，帮助他们识别各种记录和文件，并建议他们在何处保存。最终用户更加明确了他们应该做的。”

说服员工有效的使用这项系统也很重要，Mengi说。虽然让每一个人都参与是不切实际的，用户需要感到他们有发言权。方法包括由用户代表和管理层从进程的开始就不断地沟通。

把用户共享信息也很重要的道理灌输给他们，新加坡农粮兽医局信息系统副主任Lee Song Khuen补充说。当局最近开始的电子档案项目，已经“或多或少”成功的让员工信息共享。

很多时候，企业电子注册系统， Mengi说。在一天结束时，他说，维修是为了确保项目的成功 – 解决用户的反馈，并采取行动，探索用户如何使用电子档案，并做出相应的调整，使业务功能和组织价值从中发挥最大作用。